La responsabilidad del CFO (ejecutivo financiero) ha cambiado considerablemente en los últimos diez años, experimentando un aumento de las demandas que recibe para entregar reportes que no sólo reflejan las posiciones financieras históricas, sino que también realizan el seguimiento de los movimientos actuales y predicen los futuros. Estas demandas hacen necesario un desarrollo en el ámbito del software. La manipulación manual de amplios volúmenes de detalles financieros es extremadamente limitada, pero aplicaciones sofisticadas de software pueden hacerse cargo de millones de transacciones básicas y disponerlas en una ilimitada cantidad de combinaciones.
Hoy la existencia de estas soluciones permite que la función financiera ofrezca una mayor transparencia y visibilidad de la información de negocios. También mejora tanto la eficiencia de la gestión financiera como la de los procesos de reportes, maximizando la efectividad de las actividades corporativas para performance.
La posibilidad de los computadores de realizar esta manipulación de datos existe desde hace más de diez años, pero su aplicación y disponibilidad ha sido limitada. En todo el mundo se ha hablado de los sistemas para la gestión financiera de próxima generación, orientados a soportar esta función con un valor agregado, enfatizando los reportes y el Business Intelligence, pero la diferencia entre lo que es “bueno tener” y lo que en realidad se implementa es considerable.
Existen algunas razones para esta diferencia. Primero, el foco en los últimos diez años ha estado principalmente en los sistemas integrados del proceso transaccional (es decir, ERP), priorizando la disminución de los costos administrativos y reducción de los tiempos dedicados al cierre de los libros, en lugar del soporte de la decisión y BI.
Sin embargo, muchas empresas que han invertido millones de dólares en ERP descubren que las prestaciones para reportes no eran mucho mejor que en el software previo.
Segundo, el boom de las compañías puntocom provocó que muchas empresas suspendieran el razonamiento financiero serio para aumentar su marketshare y revenue, reduciendo la necesidad de contar con sistemas que les diesen visibilidad sobre la performance del negocio.
Finalmente, los sistemas no estaban auténticamente disponibles para apoyar este concepto. Arquitecturas monolíticas de ERP hacían difícil compartir datos entre diferentes sistemas y lograr una visión consistente de la información del negocio en toda la organización era algo difícil y costoso de lograr.
La situación ha mejorado
Afortunadamente para los profesionales de finanzas, la situación ha mejorado. La llegada de los servicios web significa que las aplicaciones pueden compartir los procesos y datos más fácilmente y que existe software analítico para analizar y hacer una mejor gestión de performance en toda la empresa. Lo que se necesita son impulsores del negocio y sponsors ejecutivos para implementar esta nueva generación de soluciones para la gestión financiera.
Algunos de los principales impulsores de cambio son los escándalos corporativos de los últimos años. Estos han causado que se preste especial atención a los reportes financieros y a los procedimientos transparentes que ha impulsado la Ley Sarbanes-Oxley (SOX) Act del 2002, así como también lograron un ímpetu hacia normas contables internacionalmente aceptadas por medio de International Financial Reporting Standards (IFRS).
En muchos casos el CFO es el responsable de ocuparse de estas nuevas normas, de manera que los sistemas para la gestión financiera reciben una especial atención. Sin embargo, éstos no pueden proveer todas las respuestas para los temas de cumplimiento. Esto, porque ni SOX ni IFRS especifican exactamente qué se necesita para que el software cumpla con los requisitos. No existe una norma estándar para medirlo. Por otro lado, la implementación del cumplimiento de normativas incluye cambios en los procesos y procedimientos, que pueden no estar incorporados en el software empaquetado. Las aplicaciones para la gestión financiera son parte de la estrategia para el cumplimiento, pero no garantizan esto por sí solas.
Los beneficios
Surge la necesidad del concepto de software para la gestión de performance, que incluye las metodologías, métricas, procesos y sistemas que se utilizan para esto. Es mucho más que sólo reportes y análisis para ofrecer las perspectivas necesarias para predecir el futuro del rendimiento del negocio. Este concepto intenta combinar las medidas adecuadas de performance del negocio (como los indicadores de gestión) con un formato que vincule los objetivos y estrategias corporativas con actividades operacionales. Esto frecuentemente incluye el uso de metodologías específicas, como Balanced Scorecard, pero éstos no son requisitos fundamentales.
Ciertos procesos son claves para ésta. Los más comunes son: presupuestos, planeamiento y pronósticos, pero otros como la consolidación financiera, gestión de riesgo y actividades basadas en costos, también juegan un rol clave en la gestión de performance.
Además, ésta es sumamente importante porque representa una oportunidad para que las empresas mejoren su toma de decisiones de manera que se vuelvan más abiertas a los cambios en las condiciones de negocios.
La gestión de performance puede ayudar a enfrentar la problemática de la gestión en la nueva era de contabilidad corporativa al aumentar la visibilidad y transparencia de la información de negocios. Los CFOs pueden también introducir el rigor y disciplina necesarios a procesos como el presupuesto y planeamiento para resolver el tema de los cumplimientos y, al mismo tiempo, mejorar dramáticamente la eficiencia y efectividad de éstos.
Es importante resaltar los beneficios prácticos subyacentes de esta modalidad. El mayor beneficiario es el presupuesto. Todas las empresas lo elaboran y en la mayoría esto consume mucho tiempo, es ineficiente y doloroso. Por tanto, implementar un sistema de presupuesto efectivo generará beneficios tangibles que permitirán un retorno positivo de la inversión.
También existen beneficios intangibles significativos. Al implantar un sistema de presupuestos que cuenta con la capacidad de extender su alcance a otras partes del negocio, las compañías dan sus primeros pasos hacia la gestión de performance. Si éste cuenta con buenas prestaciones, también puede ofrecer planeamiento y pronósticos para implementar conceptos más avanzados como planeamiento estratégico y pronósticos continuos.
La gestión de performance ha sido adoptada por un grupo pequeño de grandes compañías, en general aquéllas con conocimiento de TI y presupuestos para crear la integración necesaria entre los distintos sistemas involucrados. Estas iniciativas frecuentemente están impulsadas por la implementación de una metodología como Balanced ScoreCard. Sin embargo, cada vez más las empresas medianas buscan adoptar la gestión de performance, ya que los tableros de comando adquieren más importancia y van bajando los costos de implementación de sistemas y de la tecnología que soporta esta gestión.
El CFO está bajo presión, pero la gestión de performance ofrece una solución que afecta a los presupuestos en forma directa y positiva, mientras toca los beneficios tangibles e intangibles, desde un pronóstico más preciso hasta la paz mental del cumplimiento. Estén atentos!!!
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